Qué es el arqueo de caja y por qué es tan importante
Una de las actividades contables más importantes de cualquier empresa es la conciliación de los libros de contabilidad. De una forma muy resumida, esto significa que las cuentas contables de una sociedad coincidan con lo que realmente tiene la empresa. A nivel de tesorería, este proceso es especialmente crítico, por la especial trascendencia en todo lo que tiene que ver con la caja de un comercio, y que se denomina como arqueo de caja.
Pero, ¿sabes qué es el arqueo de caja, por qué es importante y cómo se realiza? Y, sobre todo, ¿sabes qué tipo de dispositivos pueden ayudarte en este proceso? A continuación, te contamos todos los detalles.
Qué es el arqueo de caja y por qué es importante
El arqueo de caja es un proceso contable que se utiliza para verificar el efectivo y los equivalentes de efectivo que se encuentran en una caja. También puede incluir la verificación de otros activos líquidos, como los cheques por cobrar.
Se realizan para asegurarse de que la cantidad de efectivo en caja coincida con el registro contable. Esto es importante para garantizar que se está llevando una contabilidad precisa y para detectar cualquier error o fraude. Si no coinciden las dos cantidades, lo más probable es que se haya producido un descuadre en la caja.
Su utilidad está fuera de toda duda, ya que se utilizan para comprobar que la contabilidad refleje la imagen real y fiel de la empresa. Además, sirve para detectar errores o posibles hurtos que se puedan producir en la actividad diaria.
¿Por qué se producen errores en la caja?
Existen diferentes motivos que explican los descuadres entre la caja y la contabilidad de la empresa. El más habitual es un error humano al cobrar y pagar o el robo intencionado por parte de un empleado de la empresa.
En líneas generales, se suelen atribuir las diferencias a un error a la hora de cerrar la caja. Sin embargo, no siempre tiene por qué ser así. También se pueden producir errores a la hora de registrar la operación dentro de la contabilidad de la empresa.
Sea como fuere, el hecho de que haya errores en la caja puede hacer que no toda la contabilidad esté bien cuadrada, lo que provoca errores en la contabilidad que muestran una imagen engañosa de la situación de un comercio.
Arqueo de caja y TPV Tablet
Hasta hace poco tiempo, el arqueo de caja consistía en una tarea manual que consumía mucho tiempo a los responsables de llevar la tesorería de la empresa. Sin embargo, gracias a la digitalización de las empresas y a los nuevos dispositivos electrónicos, es una tarea que, en la actualidad, se puede automatizar para responder a las necesidades de cada negocio.
Uno de estos dispositivos es el TPV Tablet, diseñado para funcionar como terminal de punto de venta a la hora de aceptar pagos y, al mismo tiempo, todo un software de gestión empresarial.
Cómo realizar el arqueo de caja en un TPV
Para realizar el arqueo de caja en un TPV Tablet, se deben especificar los totales por cada moneda de forma individual, diferenciando entre los diferentes tipos de monedas y billetes (desde 1 céntimo hasta 500 euros). Normalmente, los TPV disponen de un sistema para contrastar el efectivo esperado en la caja con el efectivo contabilizado en la caja.
Si hay alguna diferencia, se detallará si sobra o falta dinero. En caso de que la diferencia sea cero, se podrá cerrar la caja. El TPV realizará los asientos contables necesarios de forma automática y el proceso quedará cerrado, pudiendo imprimir una copia del proceso o no.
Si quieres automatizar el proceso de arqueo de caja en tu empresa, en Global Payments disponemos de soluciones adaptadas a tu negocio a través de nuestro TPV Tablet. ¿A qué esperas para descubrir todos nuestros servicios? Entra en nuestra web y descubre todo lo que podemos hacer por ti.
